איך 12 חברות מנהלות ישיבות קצרות, אפקטיביות ובלתי נשכחות?

יש דרכים יצירתיות לניהול יעיל של ישיבות בצורה פחות כואבת!

זה לא סוד שאנחנו שונאים ישיבות. לפי הנתונים הסטטיסטיים בארצות הברית, 37% מזמן העבודה מוקדשים לישיבות ו-47% מהעובדים טוענים שישיבות רבות מדי הן "בזבוז זמן" ואינן נחוצות כלל.

12 מנהלים מצאו דרכים לייצר ישיבות פרודוקטיביות יותר.

1. חברת תוכנה בשם TINYpulse מצאה דרך יעילה לסייע לעובדים לא לשכוח את מועד הפגישה: הישיבות נקבעות לזמן "מוזר" (8:48, למשל). כשישיבה נקבעת לזמן לא מקובל, העובדים נוהגים להגיע ביחד לאזור הישיבה, וכך, במעין אפקט פבלוב, איחורים נמנעים כמעט לחלוטין.

2. במפעל המייצר מזון לתינוקות מקבלים העובדים בכל יום חמישי חוברות צביעה ומקיימים ישיבת חשיבה יצירתית בעודם צובעים את הציורים בחוברת. לדברי מנהל החברה, ישיבות-צביעה מעין אלו תרמו לפיתוח מוצרים חדשים. דומה שהצביעה (או כל פעילות אחרת מעין זו) מקדמת הקשבה פעילה ומונעת מן המשתתפים לשקוע במהלך הישיבה בעיסוקים אחרים, כגון פתיחת דואר אלקטרוני.

3. מנהליה של חברת LIVEPERSON, המספקת תוכנה לצ'טים, החליטו שהישיבה היא הזדמנות טובה להכיר אחד את השני טוב יותר והשתמשו בשיטה הנקראת "קשר לפני תוכן" ("connection before content"): כדי להוציא את האנשים מ"אזור הנוחות" שלהם בזמן הישיבה פותח המנהל את הישיבה בשאלות כגון "מה החששות שלך בנוגע למה שאתה עובד עליו עכשיו?". השיטה התגלתה כיעילה ביותר, והחברה החלה ליישם אותה גם בישיבות עם הלקוחות.

4. המנכ"ל של חברת E-COMMERCE ETALIZ החליט שעשר הדקות האחרונות בכל ישיבה מוקדשות לשאלות ותשובות, ואם אין למשתתפים שאלות, עליהם לנעוץ מבטים זה בזה. בדרך כלל מנהלים טוענים שהם מקיימים מדיניות של "דלת פתוחה" אך העובדים אינם מנצלים אותה, אלא אם המנהל מחייב אותם לפנות אליו. בישיבות המתקיימות בחברה זו, אם איש מן המשתתפים אינו מעלה שאלה, המנהל בוהה באנשים בלא לומר דבר. תחילה המשתתפים נבוכים, אך אט אט הסכר נפרץ והם מתחילים לשאול שאלות. בסופו של דבר, השאלות והתשובות שימושיות וישימות לכולם.

5. חברה לפיתוח משחקים, GENERA, מקיימת את ישיבותיה במגרש כדורסל, תוך כדי משחק מהיר וקליעה לסל. מנהלי החברה מנסים לקיים ישיבות ממוקדות ומהנות; זרימת הדם המוגברת בעת המשחק מאפשרת לחשוב "מחוץ לקופסה" ולפתח רעיונות יצירתיים.

6. מנהל BRIVO, ספקית תוכנת ניהול אבטחה, שם לב שבזמן הישיבות חוזרים המשתתפים שוב ושוב על אותן החלטות. לפיכך הוא קבע חוק, "no rehash", "לא לדון מחדש", ורשם אותו על מחבט פינג פונג כתזכורת ויזואלית. העובדים יכולים להרים את המחבט כאשר הם מבקשים להעיר שהדיון אינו יעיל ולהזכיר שהנושא כבר נדון בעבר ואין צורך לחזור עליו.

7. ממוצע האיחורים לישיבות בארגון CVENT היה 10 דקות. האיחורים הפריעו לישיבות וחיבלו ביעילותן. לפיכך הטיל המנהל עונש יוצא דופן: מי שמאחר חייב לשיר לפני כל הנוכחים. "כבר שמענו שירי יום הולדת, שירי ילדים, ואפילו את ההמנון הלאומי," מספר המנהל. "אבל העונש היה אפקטיבי מדי, ועכשיו אנחנו כבר לא שומעים עובד שר".

8. המנהל בחברת KELLER WILIAMS REALITY החליט שבכל פעם שטלפון מצלצל בישיבה, בעל הטלפון חייב לתרום כסף לעמותה. מספר ההפרעות ירד: מצב של WIN WIN לארגון ולעמותה.

9. בחברה הנקראת WORLD 03 הוחלט להשתמש באפליקציה הקוראת את היומנים של המשתתפים, מודיעה להם על הזמן שנותר לסיום הישיבה ושולטת באור בחדר – דרך נחמדה להזכיר למשתתפים לעמוד בזמנים, לחייב אותם לדון ביעילות ולא לבזבז זמן על דיונים לא נחוצים, לסיים את הישיבה בזמן ולפנות את החדר לישיבה הבאה.

10. בחדר הישיבות של TRIPPING COM, חברה לפיתוח מנוע לחיפוש חופשות, תלוי שעון עצר המגביל את הישיבה ל-30 דקות; אם ישיבה חורגת מן הזמן שהוקצב לה, יוזם הישיבה נדרש לתרום 5 דולרים לקופה משותפת שנועדה לרכישת בירה. הישיבה נעימה ויעילה יותר, ולכל היותר, העובד תורם ל-Happy hour בארגון.

11. בחברת ייעוץ לפיתוח עסקי מוגבל אורך הישיבה לחצי שעה; כעבור חצי שעה, אם הישיבה עדיין לא הסתיימה, הנוכחים ממשיכים אותה בעמידה.

12. בחברת אפליקציות למובייל בשם BUDDYTRUK נערכת ישיבת סיכום שבועית מדי יום שישי בבוקר. לישיבה זו מוקצב זמן קבוע; אם חורגים מן הזמן שנקבע, האחרון שדיבר מתרגל 50 שכיבות סמיכה; לדברי אנשי החברה, "בהתחלה זה היה מצחיק; עכשיו זה מאוד מקשר אותנו".

מקור:

http://www.fastcompany.com/3048815/hit-the-ground-running/how-12-companies-make-meetings-memorable-effective-and-short